Waar moet je rekening mee houden?

Allereerst wil ik beginnen met het “muurtegeltje” dat boven iedere poort van het internet zou moeten hangen. “Als iets gratis is, dan ben JIJ het verdienmodel”. Deze staat in het rijtje met wijze internetlessen net iets boven “Als iets te mooi is om waar te zijn, dan is dat het ook.”  Beiden moet je goed in je achterhoofd houden wanneer je een keuze gaat maken uit de verschillende mogelijkheden. Tweede aspect om rekening mee te houden is de beveiliging. Wat wordt er gedaan om mijn online meeting te beschermen. Als ik bestanden ga delen moet ik toegang verlenen tot mijn opslaglocatie, dat moet wel op een veilige manier, ik wil niet de deur open zetten voor anderen.
Als laatste punt, het platform. Idealiter maakt een video conference oplossing deel uit van een breder platform, nog beter je primaire productiviteit-platform. Het is altijd verstandiger om één platform te kiezen waar alles in zit dan het bij elkaar verzamelen van verschillende losse applicaties die vervolgens niet moeiteloos samenwerken.

De vergelijking

Ik ga een vergelijking maken tussen de verschillende mogelijkheden die er zijn voor zakelijk gebruik. In een zakelijke setting heb je nou eenmaal andere eisen en verantwoordelijkheden dan in een privé setting. Daarmee zeg ik dan weer niet dat je zomaar alles in privé sferen maar meteen moet gaan gebruiken. Veel oplossingen proberen gebruikers aan te trekken door te starten met een gratis variant die vrij beperkt is zodat je voor een echte goede beleving al snel de betaalde variant nodig hebt. We focussen op de betaalde varianten en benoemen de beperkingen waar je tegenaan loopt bij de gratis variant.

Een greep uit de serieuzere spelers op dit vlak zijn:

• Zoom Meetings
• Google Hangouts Meet
• Cisco WebEx
• Microsoft Teams

Zoom Meetings

Een oplossing die al een tijdje bestaat, maar de laatste weken aan bekendheid heeft gewonnen. Die bekendheid was er al binnen het hoger en wetenschappelijk onderwijs. Het is namelijk bedoeld om colleges te geven aan grote groepen studenten. Wensen en eisen die vanuit dat soort gebruikers naar voren komen zijn verwerkt in de oplossing. Meetings tot 1000 deelnemers waarvan er 49 gelijktijdig weergegeven kunnen worden.

In corona tijd is de mogelijkheid om grote groepen met ieder een eigen beeldweergave in één beeld te vangen erg populair. Het gaat dan niet zo zeer om de non-verbale communicatie van de 1 op 1 conversatie, maar meer om de zogenaamde one-to-many beleving. De hoogleraar die een volle zaal (beeldscherm) met studenten kan toespreken. Zoom heeft een mobiele app die je als toeschouwer in staat stelt deel te nemen. De licenties worden per host (die hoogleraar) gekocht. Iedere host mag vergaderingen/meetings hosten waarop een veelvoud aan deelnemers kunnen “inbellen”. Zo’n meeting heeft een chat voor Q&A doeleinden en hosts kunnen onderling ook chatten met elkaar. Als je meeting voorbij is kan een opname (die je vooraf instelt) worden gedeeld met alle deelnemers.

Aan de beveiligingskant wordt het duister rondom Zoom. De meetings zijn te open waardoor ongewenste deelnemers vrij spel krijgen. Er zijn voldoende voorbeelden van ongewenste indringers die ongepaste content een vergadering in slingeren. Verder is er een groot privacy vraagteken, wat gebeurt er met de gebruikersdata van deelnemers en hosts? Wat is de rol van Facebook? En wat gebeurt er met de opnames? Voldoende vraagtekens voor de Amerikaanse overheid om Zoom te onderzoeken. Voor veel onderwijsinstellingen in Europa reden om Zoom niet meer in te zetten i.v.m. de AVG wetgeving.

Waar rook is, is vuur?

Google Hangouts Meet

Onderdeel van Googles G-Suite. Het productiviteitsplatform van de zoekgigant. Het biedt een vergelijkbare set aan als hun grootste concurrent op dit gebied; Microsoft 365. En Hangouts Meet is een prima oplossing zeker voor gebruik binnen een organisatie die al gebruik maakt van G-Suite. Het biedt alle mogelijkheden die je mag verwachten van een volwassen video conference oplossing. De integratie van G-Suite, welke ook het samenwerken in documenten en presentaties eenvoudig maakt. Je kunt met Hangouts Meet tot wel 250 deelnemers uitnodigen en een livestream aanbieden aan wel 100.000 kijkers. In de voorwaarden staat wel dat Google alles mag doen met jouw privacy gegevens wat ze maar willen. Nee ze kijken niet in jouw data maar mogen wel je activiteiten analyseren. Naast de maandelijkse kosten die je betaald is er dus nog een verdienmodel.

Cisco WebEx

Cisco heeft misschien wel de langste historie met video conference oplossingen. Net als het eerder genoemde Zoom focust WebEx zich vooral op het conference gedeelte en niet zo zeer op de online samenwerking vanuit één platform. Ze kiezen er liever voor om te integreren met o.a. Microsoft Teams. De kwaliteit van het video conference platform is altijd gemeten met Cisco TelePresence. Deze dure oplossing (tienduizenden euro’s per set) is vooral bedoeld voor de boardrooms van multinationals en legt de lat voor WebEx hoog, wat je ook terugziet.

Kwalitatief een prima oplossing en ook qua geboden functionaliteit is WebEx volwassen en toonaangevend te noemen. Je kunt tot 200 gelijktijdige deelnemers uitnodigen, webinars voor wel 3000 deelnemers en live events tot wel 100.000 kijkers. Het faciliteren van break0ut sessies is een vraag is die wij weleens krijgen en met WebEx kan dat met de WebEx Teams variant. Dat is wel een duur betaalde licentie.

Microsoft Teams

Als onderdeel van het Microsoft 365 platform niet alleen primair bedoeld voor het houden van online meetings, maar veel rijker dan enkel die ene functie. Het combineren van alle tools om samen  te werken in één toepassing maakt de stap om een groot aantal van hen toe te passen in je dagelijkse werk. Het werken met één platform brengt onder aan de streep zoveel voordelen met zich mee dat een dergelijke keuze altijd mijn advies zou zijn. De samenwerking tussen de verschillende Microsoft oplossingen is zo goed dat je met een vergrootglas moet zoeken naar scenario’s waarin je niet uit de voeten kan binnen het platform.

En toen kwam er een corona-crisis en werden we ineens geconfronteerd met partijen die niet Teams, maar Zoom of WebEx gebruiken. Hier en daar waren daar functies te zien die eigenlijk best makkelijk zijn, maar niet in Teams zaten. Een grid-view met maar liefst 25 of zelfs meer personen in beeld. Je eigen achtergrond instellen. Je virtuele hand opsteken. Een BreakOut sessie binnen een conference call opzetten. Gelukkig heeft Microsoft de ontwikkelkracht om snel te schakelen. Velen van deze mogelijkheden waren al in ontwikkeling en deze crisis werkt als een accelerator die ervoor zorgt dat er in rap tempo veelgevraagde functies worden toegevoegd.

Benieuwd naar Microsoft Teams? Bekijk dan onze afspeellijst op YouTube met praktische tips om aan de slag te gaan met Teams.
Microsoft Teams Tips!

Conclusie

Zit je door de corona crisis ineens met je handen in het al maar langer wordende haar en wil je toch virtueel contact met je collega’s en klanten houden? Kies dan een oplossing die past bij je huidige IT landschap. Neem daarbij veiligheid en functionaliteit in ogenschouw. Als laatste is dit ook een moment om te kijken naar het post-corona tijdperk, hoe onvoorspelbaar ook. Wat als het nu september 2019 was en je wist wat er aan zat te komen. Welke keuze zou je dan gemaakt hebben? Kies je dan voor een mix van verschillende oplossingen die op de lange termijn niet optimaal en in de volle breedte samenwerken of zou je de platform keuze maken? Je hebt nu dus de kans om voor te sorteren op je volgende grote IT keuze. Dus is het wellicht verstandig om voor nu je medewerkers alvast te laten wennen aan Teams, maar dan in een beperkte vorm. Ongecontroleerd beginnen kan namelijk ook het verkeerde gebruik van de toepassing veroorzaken en dan begin je straks met herstelwerkzaamheden in plaats van de uitbouw van je platform.

Onze werkwijze

Vanuit Tredion faciliteren we een Teams in een dag oplossing. In één dag helpen we jou en je collega’s aan een oplossing om in deze tijd snel de basis op orde te krijgen. Wanneer de storm is gaan liggen kunnen we je vervolgens helpen om in een passend tempo uit te gaan breiden.

Kan ik dan nu geen Zoom, WebEx of Hangouts inzetten? Natuurlijk kan dat, zeker als je naar specifieke functies zoekt die in Teams nog niet beschikbaar zijn. Echter zal je in de toekomst altijd moeten concluderen dat je veel tijd en effort hebt gestoken in iets dat je uiteindelijk weer uit gaat zetten.