Maak kennis met Tim Kerseboom,
hij vertelt je er graag meer over
Adviseur / ICT Strateeg
Stuur een e-mail
Gebruik je gereedschap waar het voor bedoeld is
In mijn jonge jaren reed ik opgevoerde schakelbrommers (voor de geïnteresseerden: o.a. een Honda MB-5 en een Honda MBX) waar zeer regelmatig aan gesleuteld moest worden om ze rijdend te houden. Mijn vader kwam natuurlijk wel eens in de garage kijken wat ik -met mijn twee rechterhanden- allemaal met zijn dierbare gereedschap aan het doen was. Steevast kreeg ik te horen “Hé, dat moet je niet daarmee doen!” als ik ergens een tik op gaf met zijn Bahco moersleutel. Natuurlijk had ik een hamer moeten pakken.
Excel is geen ordersysteem en Outlook is geen documentbeheersysteem…
Hieraan moest ik denken toen me onlangs door een klant gevraagd werd een Excel-bestand te repareren. Dit Excel-bestand was in de loop der jaren uitgegroeid tot een uitgebreid ordersysteem met vele koppelingen, macro’s en formules. Er was door onbekende oorzaak een fout in het bestand geslopen. Was het probleem een update in Office? Een onbedoelde wijziging in een formule? Iemand die een kolom verwijderde? Het probleem was in ieder geval ook dat de persoon die het bestand had gebouwd en al die jaren had beheerd niet meer te bereiken was. Dit ordersysteem in Excel was inmiddels onmisbaar geworden in de organisatie en er was dus niemand die de technische achterkant ervan begreep.
Een ander voorbeeld uit de praktijk: Onze hulp werd gevraagd omdat Outlook regelmatig foutmeldingen gaf. Na een korte inventarisatie bleek dat het probleem veroorzaakt werd door de aanwezigheid van ongelooflijk grote hoeveelheid aan mappen en submappen in een gedeelde Outlook mailbox. Natuurlijk is het geen probleem om enkele mapjes aan te maken om mail te ordenen, maar deze organisatie gebruikte Outlook al jarenlang als documentbeheersysteem. Het eerste jaar ging dat nog prima, maar na enkele jaren waren er zo veel mails en bijlagen opgeslagen (en zo veel mappen aangemaakt), dat Outlook traag werd en steeds vaker een foutmelding gaf.
Slimmer werken
Wat blijkt uit beide voorbeelden: Gebruik je gereedschap niet waar het niet voor bedoeld is. Excel is geen ordersysteem. Outlook is geen documentbeheersysteem. In beide gevallen is gekozen voor een overstap naar een passend pakket dat gemaakt is als ordersysteem c.q. documentbeheersysteem. Dat documentbeheersysteem was overigens toevallig al in huis en er is een grote kans dat ook jij het ook al in huis hebt: SharePoint natuurlijk!
Benieuwd wat wij voor je kunnen betekenen op het gebied van slimmer werken? Bekijk dan eens onze Slimmer Werken module.
Hulp nodig?
Herken je in jouw organisatie een soortgelijk probleem? Neem gerust contact met me op om een toekomstbestendige oplossing te vinden. Benieuwd wat Microsoft 365 voor jou organisatie kan betekenen? Meld je dan aan voor een van onze Microsoft Discover workshops!
Bekijk onze workshops!
Meer weten over dit artikel?
Stuur een e-mail
Meer artikelen
Wij werken o.a. samen met deze partners:
