U gebruikt een verouderde browser, Internet Explorer wordt niet meer ondersteund door Microsoft. Wij adviseren het gebruik van Google Chrome.
Blog

Efficiënt (online) vergaderen is mensenwerk

In deze bijzondere tijd waarin wij leven, heeft online vergaderen een enorme boost gekregen. Om efficiënt te vergaderen, is het goed kunnen werken met de diverse zakelijke chatprogramma’s een eerste vereiste. Maar minstens zo belangrijk zijn de soft skills van de deelnemers aan zo’n virtuele groepsbijeenkomst. Het is juist de combinatie van technologie en sociaal-communicatieve vaardigheden die van online vergaderen een succes maakt.

Gestructureerde aanpak

Voor online vergaderen gelden in feite dezelfde regels als voor een vergadering waarbij iedereen fysiek aanwezig is. Discipline en een gestructureerde aanpak zijn daarbij de sleutelwoorden. Bereid daarom als manager een online vergadering altijd goed voor en maak goede afspraken. Zet bijvoorbeeld alle agendapunten op papier en stuur die toe naar alle deelnemers. Houd de aanvangstijd van de vergadering goed in de gaten en wijs iemand aan die dit bewaakt. Stem van tevoren ook af wat iedereen die aan het woord komt ongeveer gaat zeggen; op die manier houd je regie tijdens de vergadering en voorkom je dat mensen door elkaar heen gaan praten. Vraag ook hoe het met iedereen gaat. Als iemand door persoonlijke omstandigheden bijvoorbeeld wat minder in zijn vel zit, kun je daar tijdens een vergadering rekening mee houden. Daardoor geef je als leidinggevende je mensen ook het gevoel dat ze worden gezien en kun je je ontpoppen als een echte people-manager.

App met spelelement

Door het massale thuiswerken hebben veel bedrijven in de afgelopen maanden noodgedwongen gewerkt met Microsoft Teams, Google Hangouts, Zoom en andere programma’s voor videoconferencing. Het positieve is dat dat deze bedrijven een schat aan ervaring met deze zakelijke chatprogramma’s heeft opgeleverd waarmee zij ook buiten crisistijd hun voordeel kunnen doen. De geleerden zijn het er in elk geval over eens dat voor efficiënt (online) vergaderen goede soft skills onmisbaar zijn. ICT-expert Tredion speelt hierop in met een app voor op je telefoon waarmee je spelenderwijs slimmer kunt leren vergaderen. Hierbij worden puur technische skills gecombineerd met sociaal-communicatieve vaardigheden. Wie bepaalde taken met goed gevolg aflegt, wordt hiervoor met punten beloond. Dankzij dit unieke spelelement is het zelfs mogelijk om met bedrijven onderling te wedijveren om de eer van ‘de meest efficiënte vergaderwijze’. Hoe dan ook: dankzij de alsmaar voortschrijdende technologie zal vergaderen nooit meer hetzelfde zijn, maar in elk geval efficiënter.

Laat je bijpraten

Efficiënt online vergaderen is een kwestie van de juiste combinatie van technologie en soft skills. Wil je daarover worden bijgepraat? Neem dan contact op.

Meer weten over dit artikel?

Maak kennis met Roy de Bruijn,
hij vertelt je er graag meer over

Adviseur / ICT Strateeg

Stuur een mail

Wij werken o.a. samen met deze partners: