case

‘Een systeem waar iedereen mee kan werken’

Gebroeders Bor Transporten hecht veel waarde aan prettige werkomstandigheden. Wij hebben hen geholpen om dit te vertalen naar hun processen.

Home Case ‘Een systeem waar iedereen mee kan werken’

Gebroeders Bor Transporten in het kort

De familie Bor uit Ameide houdt zich al vijf generaties bezig met transport. De gebroeders Gerrit-Jan en William Bor verzorgen met een vloot van twintig vrachtwagens en zo’n dertig chauffeurs vooral het vervoer voor vaste opdrachtgevers. ‘Loyaal’, ‘veilig’ en ‘flexibel’ zijn de kernwaarden van hun werkwijze. Zowel nationaal als internationaal zet Gebroeders Bor Transporten de standaard in winkeldistributie én bulk- en huiftransport. Dat doen ze met behulp van deskundige en zeer gemotiveerde medewerkers. Er wordt veel waarde gehecht aan prettige werkomstandigheden en een collegiale sfeer: dat zie je terug in de manier van denken en werken.

Klantcase-Gebr.-Bor-Transporten

Grote diversiteit in processen

De vraag van Gebroeders Bor Transporten was met name gericht op hun HR-processen. Christel Wouters is verantwoordelijk voor HR en zij liep tegen een grote diversiteit in processen aan. Christel: “Bij al die processen komen verschillende stappen kijken. Het was niet erg duidelijk wanneer welke stap genomen moest worden. Documentatie, verplichtingen en certificaten met verschillende geldigheidsdata hebben direct invloed op onze werkzaamheden. Het was erg lastig goed overzicht te bewaren.” Marc van Erp, van Tredion: “Aanvankelijk was de vraag van Gebroeders Bor Transporten gericht op hun facturatiesysteem. Toen het HR-vraagstuk aan de orde kwam, zijn we ons eerst daarop gaan richten.”

Inzichtelijk systeem

Christel: “We hebben afgesproken om één proces eerst uit te werken met Power Automate: het aannemen van een chauffeur tot en met het uiteindelijk inzichtelijk hebben van hoeveel jaren een chauffeur in dienst is. Dat proces is eerst uitgetekend en uitgeschreven. Wat moet er gebeuren wanneer een nieuwe chauffeur wordt aangenomen? Tot en met het uit dienst treden van een chauffeur. De insteek was een ‘light’ en makkelijk systeem, waar iedereen mee kan werken. In de nieuwe situatie is er nu online een formulier. Dat wordt door de chauffeur ingevuld met alle benodigde data. Dit formulier is op een mobiele telefoon in te vullen. Vervolgens neemt de IT het over. De chauffeur krijgt bijvoorbeeld een e-mail met betrekking tot de geldigheid van rijbewijs en certificaten. Op het moment dat een document gaat verlopen, wordt dan automatisch een e-mail gestuurd naar zowel de chauffeur als naar Christel. Zo kan er op tijd actie worden ondernomen!

Christel: “Ook het proces rond arbeidscontracten is nu geautomatiseerd: door de opvolging wordt tijdig verlengd of beëindigd, of zien we wanneer één van de medewerkers een jubileum te vieren heeft.”

Naast het uitwerken van één proces, zijn er na verloop van tijd kleine processen toegevoegd. Dit heeft tot één duidelijk overzicht geleid. Ook alle bestaande werknemers zijn nu toegevoegd in dit proces.

‘Light’ vorm van maatwerk

Christel: “Ik heb heel fijn samengewerkt met Femke Cornelissen van Tredion. We hebben veel overleg gevoerd om tot goede oplossingen te komen: soms hóórde ik haar hersens kraken! Ik wilde laten zien wat we bedoelden en we hebben verschillende opties doorgesproken. Ondanks het ‘op afstand werken’ verliep de communicatie prima. Uiteindelijk zijn we op een ‘lichte vorm van maatwerk’ uitgekomen. Het is een hulpprogramma en hoeft geen rendement op te leveren: het is niet te ingewikkeld, maar wel een systeem waarmee we onze HR-processen naar the Next Level tillen!”