hero-image-3

Blog: Klaar voor de toekomst?

door Tim Kerseboom

Om maar meteen met de deur in huis te vallen: Business Productivity, Artificial Intelligence, Big Data, Business Intelligence, Cognitieve Intelligentie en FinTech gaan ons (werk-)leven veranderen. Het zijn stuk voor stuk ontwikkelingen die zich al hebben aangediend en langzaam maar zeker blijken het blijvertjes. In hoeverre moet je hier al op inspelen? Heb je al een beeld gevormd over de impact van deze technische gamechangers voor jouw bedrijf? En hoe zorg je dat je ze in de komende vijf jaar kunt toepassen? Zijn het bedreigingen of biedt het juist kansen om een voorsprong te pakken? En hoe gaan jouw medewerkers er mee om?

Het zijn nogal wat vragen om in één keer te beantwoorden. Ik wil jou helpen jezelf klaar te stomen voor de toekomst!

Deel 1: Business Productivity
De start van dit zesdelige epos over de toekomst van informatietechnologie gaat over Business Productivity. Misschien wel de meest voor de hand liggende en in ieder geval de gamechanger die het meest “dichtbij” is.

Business Productivity is de term die we hangen aan alle processen en toepassingen die het mogelijk maken dat medewerkers productief kunnen zijn. De bekendste voorbeelden zijn de Office applicaties. Word zorgt ervoor dat we een brief of offerte kunnen maken, Outlook zorgt dat e-mails handig en snel behandeld kunnen worden en Excel biedt de mogelijkheid om de cijfers te verwerken. Maar ook de manier waarop we informatie delen, onderling communiceren en hoe we kennis waarborgen vallen eronder.

Dat is niks nieuws!
Is het dan wel iets nieuws? Nou, eigenlijk niet. Het bestaat al eeuwen en de huidige vorm al meer dan tien jaar. Van flessenpost, via de postduif en de brief naar het e-mailtje…
Toch valt het onder de groep gamechangers omdat de toepassingen qua mogelijkheden de laatste jaren een enorme evolutie hebben ondergaan. Gek genoeg zijn heel veel bedrijven niet in hetzelfde tempo mee-geëvolueerd. Dat is een stelling om eens over na te denken. Ga maar eens na hoelang je een bestand al op dezelfde manier opslaat. Hoelang je e-mails al op dezelfde manier archiveert en hoelang een vergadering al op de huidige manier wordt genotuleerd.

“We gebruiken veel van onze alledaagse softwarepakketten al jarenlang op precies dezelfde manier. Terwijl deze allemaal vertienvoudigd zijn in functionaliteit.”

Begrijp je wat ik bedoel? We gebruiken veel van onze alledaagse softwarepakketten al jarenlang op precies dezelfde manier. Terwijl deze allemaal vertienvoudigd zijn in functionaliteit. Die nieuwe functies zijn er juist voor bedoeld om het leven makkelijker te maken. Niet om die alledaagse dingen veel ingewikkelder te maken…
Diezelfde nieuwe functies zijn ontwikkeld door mensen die geprobeerd hebben om bestaande processen slimmer te maken. Dit deden ze om tijdwinst te boeken, informatie slimmer te delen, kennis beter te borgen en om zekerheden te creëren die ondenkbaar leken in het verleden.

Wat hadden we ook al weer afgesproken?
Getriggerd? Ik zal een voorbeeld geven van hoe wij bij Tredion OneNote inzetten om onze vergaderingen slimmer te maken. In de oude situatie werd door één persoon op een fysiek kladblok “meegeschreven” tijdens de vergadering. De notities en actiepunten die daaruit naar voren kwamen
werden een dag later verwerkt tot een notulen die in Word-formaat naar alle deelnemers werden verstuurd. Resultaat na een jaar vergaderen: heel veel losse notulen die niet doorzoekbaar waren, heel veel tijd besteed aan notulen uitwerken, iedere deelnemer maakt van een notulen een “eigen bestandje” om actiepunten op te pakken. Als ik dan wilde weten wat we ook al weer hadden besproken over Onderwerp X dan moest ik uren door alle bestanden struinen.

Dit moet slimmer kunnen, dachten wij.
Iedereen had al OneNote, wat standaard in Office zit. Iedereen gebruikte al Outlook voor e-mail, agenda en contacten. Aan die twee ingrediënten hebben we een extra toepassing toegevoegd en wat onderlinge afspraken bij gemaakt.

Hoe vergaderen we nu dan? Via Outlook wordt een uitnodiging gemaakt en verstuurd naar alle deelnemers. Daaraan koppelen we een OneNote notitie die op een centrale plek op SharePoint staat. En als laatste koppelen we er een Skype for Business meeting linkje aan. Dit gebeurt allemaal nog in de vergaderuitnodiging. Als ik hem verzend wordt er aan de achterkant automatisch een notitie gemaakt op basis van een Notulensjabloon, daarin staan alle genodigden in de vorm van een presentielijst (aanwezig is een vinkje, afwezig is een leeg vakje), er is ruimte voor agendapunten en aparte notities.

De afspraak is dat we tijdens een vergadering alleen de punten op de agenda behandelen en dat iedereen tijdig reageert om zijn/haar aanwezigheid te bevestigen. Dit bevordert de snelheid en zorgt dat we nauwelijks gecancelde vergaderingen hebben. Iedereen die agendapunten wil inbrengen kan hier vanaf het accepteren van de uitnodiging mee starten. En als je niet fysiek aanwezig kunt zijn kun je via Skype vanaf iedere locatie met een internetverbinding (dus overal) deelnemen.

Het werkt!
Het belangrijkste resultaat is dat de notulen al gevormd worden tijdens de vergadering, de actiepunten worden direct toegewezen en gaan gepaard met een Outlook-taak waarin de voortgang wordt bijgehouden en als we klaar zijn staat de notulen opgeslagen op een centrale plek. De notulist bespaart gemiddeld twee uur per overleg (is op jaarbasis in ons geval 52 uur). Alle informatie uit alle vergaderingen die op deze manier zijn opgeslagen zijn 100% doorzoekbaar. Het is dus eenvoudig om na te gaan wat er besproken is over die beurs in 2016 of wie ook al weer verantwoordelijk was het bestellen van papier.

“Als ik terugdenk aan de tijd toen we nog een mailtje met agendapunten kregen (vaak op de ochtend van de vergadering)…”

Tijdwinst, borging van informatie, efficiënt gebruik van vergaderruimten en een veel betere samenwerking tussen de teamleden die vergaderen. Als ik terugdenk aan de tijd toen we nog een mailtje met agendapunten kregen (vaak op de ochtend van de vergadering). Aan hoe we tien verschillende versies van de notulen door het bedrijf hadden zweven, hoe we geen idee hadden wat de inhoud was en hoe we daarin konden zoeken… Dan is de enige conclusie die ik kan trekken dat we door bestaande toepassingen slim in te zetten voor een bestaand proces, we alleen maar gelukkiger zijn geworden. Het is een cliché aan het worden, maar dit is wel een vorm van écht slimmer werken!

Mijn volgende blog zal gaan over de impact van Artificial Intelligence, voor nu fijne feestdagen en een fantastische toekomst gewenst! 

Kan ik je helpen?

Gerelateerde berichten

Jeroen Raus
icon-blogBlog

Kwetsbaarheden ontdekt in processoren, en nu?

Onlangs zijn er twee kwetsbaarheden bekend geworden: Meltdown en Spectre. Er wordt hard gewerkt aan een oplossing. 

 

Kwetsbaarheden ontdekt in processoren, en nu?
Tim Website
icon-blogBlog

Blog: Klaar voor de toekomst?

De komende weken gaat Tim Kerseboom iedere week één “gamechanger” van de toekomst uitgebreid belichten. Artificial Intelligence, Big Data, Business Intelligence, Cognitieve Intelligentie, FinTech en deze week Business Productivity.

Blog: Klaar voor de toekomst?