U bent hier: home > onlineoplossingen > routinehandelingen automatiseren

Kies voor alles online: routinehandelingen automatiseren

Die offerte moet NU naar de klant, maar ben ik niets vergeten te vermelden?” We laten u zien hoe u efficiënter standaard werkzaamheden automatiseert, zorgt dat u alle betrokkenen informeert, en welke oplossingen u daarvoor nodig hebt.

Veel werk in uw bedrijf is repeterend. Denk bijvoorbeeld aan het maken van een offerte of het sturen van een factuur. Voorkom dat u telkens weer het wiel opnieuw uitvindt en dingen over het hoofd ziet. Als u terugkerende taken standaardiseert kunt u deze sneller, preciezer en professioneler uitvoeren. U kunt zich meer richten op uw andere werk.

Wat hebt u hiervoor nodig?

• Stap 1
  U maakt een centrale opslagruimte waar templates staan en worden onderhouden, zodat iedereen de templates eenvoudig kan vinden en gebruiken.
• Stap 2
  Werknemers kunnen de templates gebruiken en invullen waarbij ze gebruik kunnen maken van reeds beschikbare informatie.
• Stap 3
  Bij elk template is vastgesteld wie betrokken moet worden bij de samenstelling en goedkeuring.
• Stap 4
  Na goedkeuring wordt het document centraal opgeslagen en naar de klant verstuurd.
  

Met templates kunt u terugkerende routinewerkzaamheden standaardiseren. U maakt een template aan en maakt deze beschikbaar via internet. U en uw collega’s hebben dus altijd en overal toegang tot de formulieren.

Iedereen kan zien door wie de templates moeten worden ingevuld of goedgekeurd. Niemand kan worden gepasseerd. Zodra het hele team tevreden is over het document, wordt het uitgestuurd en centraal opgeslagen. Zo hebt u altijd toegang tot de laatste versie en voorkomt u dat er meerdere versies van hetzelfde document rondzwerven. Dankzij het automatiseren van standaard werkzaamheden neemt niet alleen de snelheid van handelen toe, maar wordt ook het maken van fouten geminimaliseerd. Collega’s worden automatisch betrokken en documenten worden centraal opgeslagen.

Wat hebt u naast de software nog nodig?

Gebruikmaken van templates is méér dan technologie alleen. U dient te zorgen voor goede werkafspraken, zodat iedereen in uw onderneming weet hoe zij gebruik moeten maken van templates. Templates worden centraal beheerd en iedereen dient de standaard templates te gebruiken.

Oplossingen met Office 2010

• Microsoft Office InfoPath
  Met Microsoft InfoPath ontwerpt u formulieren in een handomdraai en stelt u ze beschikbaar als een webformulier.
• Microsoft Office SharePoint Server
  Snel standaardtaken automatiseren met behulp van een uitgebreide verzameling templates zoals ziekteverzuim, helpdesk en callcenter. Deze templates werken ook met Windows SharePoint-services.