U bent hier: home > onlineoplossingen > online vergaderen

Kies voor alles online: op afstand vergaderen

Overleg en vergaderingen met collega’s zijn geregeld nodig. Het bijeenbrengen van mensen voor een vergadering op één plek is vaak lastig. Zeker als mensen ook thuis, onderweg of op andere locaties werken. Dankzij een slimme combinatie van werkafspraken en programma’s kunt u uw tijd efficiënter benutten.

• Stap 1
  U nodigt mensen uit voor een vergadering. Zij laten weten of ze komen en noteren de vergadering in hun agenda's.
• Stap 2
  U maakt een centrale opslagruimte aan voor alle voor de vergadering benodigde informatie en documentatie. Deze informatie is voor iedereen toegankelijk en iedereen kan taken, agendapunten, gemaakte afspraken, enzovoort toevoegen.
• Stap 3
  U regelt de locatie van vergadering. Dit hoeft geen ruimte te zijn waarin iedereen aanwezig is. Vergaderen kan ook op virtuele wijze.
• Stap 4
  U wijst tijdens de vergadering taken toe. Na de vergadering werkt iedereen zijn taken af en werkt de gezamenlijke werkruimte bij.

Wat hebt u hiervoor nodig?

Tegenwoordig kunt u met webcams en virtuele vergadersoftware prima vanuit huis vergaderen. Zelfs in de auto kunt u een vergadering bijwonen. Deelnemers hoeven niet meer bij elkaar in dezelfde ruimte te zijn, waardoor onnodig reizen of in de file staan wordt vermeden. Wanneer u deelnemers uitnodigt voor een vergadering, ziet u direct wanneer iedereen beschikbaar is. Wordt de uitnodiging geweigerd of geaccepteerd, dan is dit ook direct zichtbaar. Met een moderne, professionele oplossing waarin alle elementen van vergaderen zijn verwerkt – zoals een agenda en een actiepuntenlijst – kunt u veel sneller en efficiënter overleggen, delegeren en beslissingen nemen. Dit heeft een grote impact op de productiviteit van uw onderneming.

Oplossingen met Office 2010

• Microsoft Office Outlook
  Met Outlook kunt u in één keer een meeting plannen, een vergaderruimte boeken, en mensen uitnodigen. Verder kunt u in Outlook uw taken beheren.
• Microsoft Office SharePoint Server
  Samenwerkingsoftware. U maakt snel en eenvoudig een website waarop u alle verslagen, taken en documenten kunt plaatsen. Eén plek voor alles wat u nodig hebt
• Microsoft Office Live Meeting
  Software voor webvergaderingen. U hebt alleen een pc en een internetverbinding nodig om overal te kunnen overleggen met klanten of collega's, 1-op-1 of in groepen
• Microsoft Exchange Server
  Software voor het delen van agenda’s en de verwerking van e-mail.
• Microsoft Business Productivity Online Suite
  Biedt u de combinatie van deze producten, als onlinedienst.
• Microsoft Office Communicator Server
  korte omschrijving

Wat levert dit u op?
Het organiseren van een vergadering wordt eenvoudiger. Deelnemers hoeven niet bij elkaar in één ruimte te zijn. Bovendien heeft iedereen altijd toegang tot de laatste versie van benodigde documenten. U verdient uw investering snel terug dankzij de grote besparingen op reizen met de auto. Bovendien is er een aanzienlijke tijd- en productiviteitswinst doordat mensen meer kunnen doen in minder tijd.