U bent hier: home > onlineoplossingen > kennis delen

Kies voor alles online: kennis delen

Kennis en informatie zijn uitermate belangrijke bedrijfsbezittingen van een onderneming. Veel daarvan is echter opgeslagen in de hoofden van medewerkers. Wat nu als die expertise verdwijnt door uitstroom of jobhopping? Dan zijn de kennis en informatie niet meer beschikbaar en bent u een cruciaal bedrijfsvoordeel kwijt. Hoe kunt u die kennis behouden en gemakkelijk terugvinden? Door alle relevante informatie centraal op één plek op te slaan. Zo blijven de gegevens voor iedereen die geautoriseerd is bereikbaar en beschikbaar.

Welke collega heeft specifieke ervaring? Pak het delen van kennis slim aan

Wie in uw bedrijf bezit de juiste ervaring en kennis om een bepaald probleem op te lossen, of kan het juiste antwoord geven op een vraag die u heeft? Om niet opnieuw het wiel te moeten uitvinden is het van groot belang om kennis binnen een bedrijf centraal vast te leggen. De voordelen spreken voor zich. Iedereen in het bedrijf heeft toegang tot de informatie, waarbij u bepaalt wie wat mag zien. Contactgegevens of belangrijke documentatie zijn snel terug te vinden. U ziet direct welke collega aan een bepaald project heeft gewerkt en met welke klant, wat tijdwinst oplevert bij projecten waarvoor specifieke expertise nodig is.

In slechts twee stappen geeft u uw medewerkers de mogelijkheid hun kennis en ervaring centraal op te slaan en deze te delen, zodat iedereen weet waar kennis in uw organisatie gevonden kan worden.

• Stap 1
  U maakt een centrale opslagruimte waar alle kennis en ervaring van alle medewerkers worden opgeslagen.
• Stap 2
  Deze informatie is voor alle medewerkers toegankelijk en bruikbaar, onder vooraf gestelde voorwaarden. Dit kan vanaf iedere locatie gebeuren.

Hoe gaat u te werk?

Creëer een centrale plek waar u alle kennis – vanuit Word, Excel of PowerPoint – veilig kunt onderbrengen. Deze beveiligde plek is via internet plaats- en tijdonafhankelijk voor alle geautoriseerde werknemers toegankelijk. U richt deze snel in voor doeleinden als een kennisdatabank, helpdesk of voor projectplanning. Handige sjablonen helpen u snel op weg met de inrichting van die plek. Geef de juiste mensen toegang tot de kennis. Dankzij een centraal zoeksysteem is informatie gemakkelijk vindbaar. Zo vindt u snel waar u naar op zoek bent, of het nu om personen, documenten of kennisgebieden gaat. Een bijkomend voordeel is dat collega’s met specifieke kennis niet meer onnodig worden lastiggevallen. En de noodzakelijke kennis blijft behouden voor uw bedrijf.

Wat hebt u hiervoor nodig?

Uw medewerkers staan er doorgaans niet bij stil dat hun kennis en ervaring van essentieel belang zijn voor de continuïteit van uw organisatie. Ook kost het vaak veel tijd om díe collega met de noodzakelijke kennis en ervaring te vinden. Bovendien heeft hij of zij nog har eigen werk. Er is tegenwoordig uitstekende software beschikbaar waarmee bedrijven altijd en overal over de juiste en actuele informatie kunnen beschikken.
Met een moderne, professionele oplossing die over alle elementen van kennisdeling beschikt, kunt u veel sneller en efficiënter kennis en ervaring zoeken, vinden en gebruiken. En dat heeft een grote impact op de productiviteit en continuïteit van uw onderneming.

Wat hebt u naast de software nog nodig?

Kennis en ervaring delen is méér dan technologie alleen. U dient te zorgen voor goede werkafspraken over hoe de expertise wordt gedeeld en wat u van uw medewerkers verwacht. Geef aan wie heeft meegewerkt aan een document, zodat duidelijk is van wie de informatie afkomstig is. Bewaar documenten op een centrale plek, bijvoorbeeld in een projectbibliotheek. Deel informatie via deze centrale plek en voorkom dat er meerdere versies ontstaan; stuur geen bijlagen meer mee in e-mails. Zo voorkomt u dat met oude versies van werkdocumenten wordt gewerkt.

Oplossingen met Office 2010

• Microsoft Office SharePoint Server
  Snel standaardtaken automatiseren met behulp van een uitgebreide verzameling templates zoals een kennisdatabank, helpdesk en projectplanning. Deze templates werken ook met Windows SharePoint services.
• Microsoft Search Server
  Eeenvoudig vinden wat u zoekt, of het nu gaat om documenten in een fileshare of om kennis van mensen op een MySite.
• Microsoft Office 2007
  Snel alle documenten, presentaties en spreadsheets delen met anderen.
• Microsoft Business Productivity Online Suite
  Biedt u de combinatie van bovenstaande producten, als onlinedienst.